You can use Google to translate this website. We take no responsibility for the accuracy of the translation. Using this service may place a cookie on your computer.

SØG

Administrations- og projektsekretær

Ansættelsessted

Viborg Bibliotekerne,

Tiltrædelse

1. september 2023

Ansøgningsfrist

11.06.2023

Opret ansøgning
Viborg Bibliotekerne søger administrations- og projektsekretær.

Er du en haj til bogføring og lønadministration? Trives du med ledelsesbetjening og med at løse afvekslende sekretæropgaver uden at miste overblikket - så har vi jobbet til dig.

Om Viborg Bibliotekerne
Viborg Bibliotekerne består af i alt 10 biblioteker – Hovedbiblioteket i Viborg og 9 lokalbiblioteker.
Viborg Bibliotekerne er en aktiv del af kulturlivet i Viborg Kommune. Vi har mange tværgående samarbejder med aktører inden for forskellige emner og sektorer f.eks.: sundhed, børnekultur, uddannelse, animation, borgerservice, sprogudvikling, digitalisering, events, teknologiforståelse m.v.
Vi er et udviklingsorienteret bibliotek og ønsker på alle niveauer og parametre at være en professionel samarbejdspartner; både lokalt i Viborg samt nationalt. Alle ansatte i Viborg Bibliotekerne har derfor ’undrepligt’, der bedst kan beskrives som en professionel nysgerrighed med gensidig tillid og lysten til at eksperimentere som fundament.
Viborg Bibliotekerne har en solid tradition for at skabe og levere kultur, oplevelser og viden til borgerne i Viborg Kommune. Vi lægger stor vægt på at skabe rammerne for gode oplevelser og fællesskaber både gennem udlån af materialer, men også gennem et væld af arrangementer med kultur og læring som omdrejningspunkt.

Dine arbejdsopgaver
Du bliver en nøglemedarbejder, der er med til at sikre en solid drift og effektiv administration af Viborg Bibliotekerne. Du evner at være et skridt foran og holde styr på kalenderne, aftaler, referater, regnskaber mv.
Du vil løbende have tæt samarbejde og sparring med din nærmeste leder, som er administrationslederen, men også med medarbejdere på rådhuset bl.a. økonomikonsulenten i Økonomi, sekretariatsmedarbejdere i Kultur & Udvikling samt lønkonsulenten i Løn & Personale.

Nogle af dine opgaver vil være:
  • Bogføring
  • Lønadministration
  • Projektregnskaber, budgetstyring og regnskabsaflæggelse til f.eks. Slots- og Kulturstyrelsen
  • Personaleadministrative opgaver f.eks. fraværsregistrering og ferieregnskab
  • Planlægning og koordinering af møder
  • Udarbejdelse af dagsordner og referater
  • Kalenderstyring af centrale aktiviteter
  • Ledelsesunderstøttelse af administrationslederen og biblioteks- og borgerservicechefen
  • Diverse øvrige kontor- og ad hoc opgaver, herunder håndtering af post, telefonbetjening, indkøb af kontorartikler, forplejning i forbindelse med møder mv.

Vi tilbyder et spændende og alsidigt job, hvor du i stort omfang selv kan være med til at tilrettelægge din arbejdsdag og løsning af opgaverne efter organisationens behov og i samarbejde med dine kolleger og ledelsen.


Din personlige profil
Som person er du loyal, selvstændig og evner at prioritere dine opgaver. Du lader dig ikke slå ud af afbrydelser, og du kan navigere i en travl hverdag uden at miste fokus og humør. Du er udadvendt, nysgerrig, serviceorienteret, vil samarbejdet og er bevidst om at yde høj kvalitet i dit arbejde.

Vi lægger vægt på, at du
  • har dokumenteret erfaring med kommunal bogføring og lønadministration. Det er et plus, hvis du har prøvet kræfter med bogføring af projektregnskaber
  • kan arbejde selvstændigt og være proaktiv
  • har et godt overblik, er grundig og har sans for detaljer
  • arbejder systematisk, struktureret og overholder aftaler og deadlines
  • mestrer de digitale processer, så fysiske mapper og papirer på dit skrivebord er en sjældenhed
  • har styr på journalisering
  • er udadvendt, god til at samarbejde og bidrager aktivt til et godt arbejdsmiljø
  • er professionelt nysgerrig i forhold til udvikling – vi kalder det at have ’undrepligt’

Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende, men vi vægter, at du har en relevant kontor- eller administrationsuddannelse. Du føler dig godt hjemme i Office 365, og måske har du derudover kendskab til vores vigtigste administrative IT-systemer: Prisme, Emply Hire, Silkeborg Data og ESDH-systemer.

Løn og ansættelsesforholdt
Stillingen er på 37 timer og ønskes besat den 1. september 2023 eller efter nærmere aftale.
Løn og ansættelsesvilkår fastsættes i henhold til gældende overenskomst samt lokal løndannelse.

Ansøgningsfrist den 11. juni 2023 kl. 23.59.

Første ansættelsessamtale forventes afholdt torsdag den 15. juni 2023. En eventuel anden samtale forventes afholdt onsdag den 21. juni 2023.

Yderligere information:
Viborg Bibliotekernes hjemmeside kan du bl.a. se mere om vores mange tilbud og læse om vores DNA og udviklingsmål.

Læs mere om hvordan det er at være ansat i Viborg kommune her:
At være ansat ved Viborg Kommune - Viborg Kommune


Har du spørgsmål til stillingen, kontakt administrationsleder Thomas Ravn Jakobsen på tlf. 25 38 59 27.
 

Kontakt

Thomas Ravn Jakobsen - 25 38 59 27