Sådan gennemføres udbud

Viborg Kommune er underlagt mange regler når det drejer sig om udbud. Heriblandt er følgende nogle af de væsentligste:

Tærskelværdier

Som følge af udbudsreglerne er Viborg Kommune forpligtet til at udbyde varer og tjenesteydelser, hvis kommunens samlede indkøb indenfor en kategori overstiger 1,6 mio. kr. ekskl. moms over 4 år.

Én juridisk enhed

Viborg Kommune er én juridisk enhed, hvilket betyder, at der ikke kan skelnes mellem enkelte afdelinger/institutioners indkøb, men det er kommunens samlede indkøb indenfor samme kategori.

Ligebehandling og gennemsigtighed

I forbindelse med udbud er kommunen forpligtiget til at sikre ligebehandling og gennemsigtighed i forhold til leverandørerne, og det er ikke lovligt at forfordele f.eks. pga. lokale interesser.

Viborg Kommune arbejder ud fra fire grundlæggende principper for indkøb: 

Mest mulig kvalitet for pengene

I kommunens kontrakter stilles der minimumskrav til varerne, således det sikres, at der er en vis kvalitet. 

Samling af indkøb, så der opnås stordriftsfordele

Når varer af samme type samles i én obligatorisk aftale, opnås lavere priser, fordi vi garanterer én virksomhed, at alle indkøb foretages hos denne. 

Effektive og digitale indkøbsprocesser

Kommunen foretager størstedelen af sine vareindkøb via digitale indkøbsløsninger. Derfor vil leverandører på mange aftaler skulle kunne understøtte e-handel og digitale bestillingsprocesser. Det er med til at sikre en effektiv administration og frigøre ressourcer til kommunens kerneopgaver. 

Bæredygtige indkøb

Små ordrer er dyre i levering, og for at minimere leveringsomkostninger og mindske Co2-udledningen, samles ordrer så meget de kan (fx maks. én ugentlig levering, hvor det er muligt). 

Lokale virksomheder kan bidrage til vækst, arbejdspladser og udvikling i kommunen, og derfor arbejder vi for at skabe gode muligheder for, at lokale virksomheder kan blive leverandører til kommunen. Samtidig skal vi sikre, at offentlige midler anvendes ansvarligt, og at alle indkøb sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

De 4 grundlæggende principper betyder, at kommunen i nogle tilfælde vælger løsninger, hvor effektivitet, kvalitet eller digitale processer vægter højere end ønsket om at handle lokalt. Det gælder eksempelvis på vareaftaler med mange brugere og bestillinger, hvor e-handel og samlede leverancer kan være afgørende for en effektiv drift. 

Udbudspligtige indkøb

Er kommunens samlede indkøb over tærskelværdien, skal der gennemføres et EU-udbud. 

Når Viborg kommune forbereder et udbud, inviteres potentielle leverandører til markedsdialog. Formålet er at få indsigt i virksomhedernes kompetencer, kapacitet og muligheder for at løse kommunens opgaver. 

I det endelige udbud er der dog begrænsede muligheder for at understøtte lokale virksomheder: 

• Konkurrencen skal være åben for alle relevante virksomheder. 
• Alle virksomheder skal behandles ens. 
• Kontrakten tildeles den bedte løsning ud fra fastsatte kriterier (pris, kvalitet og øvrige krav)

Indkøb under tærskelværdien

Hvis kommunen ikke på et bestemt indkøbsområde har indgået en indkøbsaftale, kan kommunens institutioner og afdelinger handle frit hvor de vil. Den enkelte enhed står selv for dialogen med lokale virksomheder, og indgår den endelige aftale.