Sådan behandler vi dine personoplysninger

I forbindelse med at Viborg Kommune behandler dine personoplysninger, skal du informeres om vores behandling og dine rettigheder. 

Dette er alene en orientering, og du behøver ikke at foretage dig noget.

Viborg Kommune skal behandle dine personoplysninger i henhold til EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Formålet med denne meddelelse er at give dig viden om, hvordan Viborg Kommune indsamler, bruger, deler og beskytter dine personoplysninger.

Navn: Viborg Kommune
Adresse: Prinsens Alle 5, 8800 Viborg Kommune
Kontaktoplysninger: viborg@viborg.dk - telefon: 87 87 87 87. 

Formålet med at behandle dine personoplysninger er, at kunne behandle din henvendelse eller sag indenfor Jobcenteret, Ydelseskontorets og Sprogcenter Viborgs fagområder bl.a.: 

• Kontanthjælp
• Dagpenge
• Sygedagpenge
• Fleksjob
• Ressourceforløb
• Førtidspension
• Revalidering
• Integration, herunder selvforsørgelse og hjemrejseydelse eller overgangsydelse
• Uddannelseshjælp
• Jobafklaringsforløb 
• Enkeltydelse
• Handicapkompenserende ordninger
• Beskæftigelsesindsats

Vi bruger bl.a. dine oplysninger til at:

• Behandle din ansøgning
• Foretage vurderinger
• Træffe afgørelser
• Behandle klager over afgørelser
• Sikre at eventuelle udbetalinger sker korrekt
• Foretage løbende opfølgning i dit forløb
• Videregive de oplysninger, som vi er forpligtet til at videregive

Hvis vi viderebehandler dine personoplysninger til et andet formål end anført her, vil vi forud for viderebehandlingen oplyse dig herom og formålet hermed.

Vi indsamler følgende kategorier af personoplysninger:

Almindelige personoplysninger, f.eks.:

• Navn
• Privatadresse
• Privat telefonnummer
• E-mailadresse

Fortrolige personoplysninger, f.eks.:

• CPR-nummer
• Navne- og adressebeskyttelse eller hemmeligt telefonnummer
• Indtægts- og formueforhold
• Arbejds- og uddannelsesforhold
• Sociale problemer og andre private forhold

Derudover behandler vi følgende oplysninger, som hører under kategorien ’følsomme oplysninger’, hvis det er relevant for din sag, f.eks.:

• Helbredsoplysninger
• Race og etnisk oprindelse
• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
• Opholdsgrundlag

Oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser samt økonomiske og sociale forhold kan ligeledes blive behandlet, hvis det er relevant og nødvendigt for den enkelte sag.

Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med et eller flere af følgende retsgrundlag:

• Forvaltningsloven
• Lov om kommunernes styrelse
• Kommunalfuldmagtsreglerne (uskrevne retsgrundsætninger)
• Arkivloven
• Lov om aktiv socialpolitik
• Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats
• Lov om sygedagpenge
• Lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel 
• Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område
• Lov om integration af udlændinge i Danmark
• Lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen
• Lov om kommunal indsats for unge under 25 år
• Lov om kompensation til handicappede i erhverv
• Lov om midlertidig opholdstilladelse til fordrevne personer fra Ukraine
• Offentlighedsloven
• M.v. 

samt hovedlovenes afledte bekendtgørelser, cirkulærer, regulativer og vejledninger. Samt nye lovgivninger omhandlende beskæftigelse.

Derudover: 

• Artikel 6, stk. 1, litra e, i GDPR: Dette er almindelige personoplysninger
  Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som 
  henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt
• Artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR: Dette er følsomme personoplysninger 
  Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, om CPR-nummer
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, om straffedomme og lovovertrædelser.

Ud over de oplysninger, du selv har givet, indhenter vi i nogle tilfælde informationer fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Vi indhenter kun oplysninger, der er relevante for behandlingen af din sag.

Vi videregiver kun dine oplysninger til andre myndigheder i det omfang, vi er retligt forpligtet til. 
Videregivelse af data kan også ske til brug for statistik, forskning og revision på området. Videregivelse sker i overensstemmelse med databeskyttelsesloven.

Vi kan dele dine personoplysninger med bl.a. følgende modtagere:

• Rigsarkivet
• Internt i kommunen. Vi bemærker, at ved ansøgningssager deler vi kun med dit forudgående 
  samtykke
• Det fælles datagrundlag i regi af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering
• Andre offentlige myndigheder, Uddannelsesinstitutioner, Udbetaling Danmark m.v.
• Kommunens revisor
• Virksomheder, fx i forbindelse med virksomhedspraktik eller ansættelse med løntilskud
• Læger
• Ankestyrelsen
• M.fl.

De oplysninger, som vi behandler om dig, vil som udgangspunkt blive opbevaret 5 år efter, at sagen er afsluttet. Hvis det på grund af saglige hensyn er nødvendigt at opbevare oplysningerne i længere tid, vil vi imidlertid gøre det.

I det omfang vi er forpligtede til at overføre sagen til Rigsarkivet efter arkivlovgivningen, vil vi af systemmæssige grunde kunne opbevare sagen i mere end 5 år afhængig af Viborg Kommunes arkiveringsprocedurer. Ved overførsel til Rigsarkivet vil sagen blive slettet fra kommunens systemer

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger. 

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi til at træffe afgørelser, vil vi give specifik information herom.

Som registreret har du visse rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Du har ret til at se hvilke oplysninger om dig, vi behandler. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller en kopi af oplysningerne (det kaldes også indsigtsret)
• Du kan bede om at få forkerte oplysninger rettet
• Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet – fx hvis du trækker dit samtykke tilbage
• Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger
• Du kan anmode os om at begrænse behandlingen
• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv i et struktureret, almindeligt anvendt 
  læseligt og maskinlæsbart format.

Hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til GDPR er blevet krænket, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet

Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Det er DPO’ens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelseslovgivningen.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til GDPR, kan du kontakte DPO’en på mail dpo_dbr@viborg.dk, igennem Borgerservice på tlf.nr. 87 87 87 87 eller ved at sende et brev til:
Viborg Kommune
att.: Databeskyttelsesrådgiver
Prinsens Alle 5
8800 Viborg.

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen.

Vi tager databeskyttelse alvorligt og stræber efter at behandle dine oplysninger med omhu og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Viborg Kommune: Sådan behandler vi dine personoplysninger i Viborg Kommune. 

Med venlig hilsen
Jobcenter Viborg