Sådan behandler vi dine personoplysninger i Viborg Kommune

I Viborg Kommune har vi behov for at behandle oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) for at kunne løse vores opgaver og levere vores kommunale ydelser. Vi behandler imidlertid alene dine personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Det gælder oplysninger om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

Behandlingen af personoplysninger sker efter reglerne i databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen.

Nedenfor finder du overordnet information om, hvor Viborg Kommune indhenter dine oplysninger, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvilke rettigheder du har. Desuden finder du kontaktoplysninger på Viborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores DPO.

Som kommunal myndighed kan vi behandle forskellige typer af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Ved disse behandlinger vil vi ikke indhente flere oplysninger end dem, der er nødvendige for at kunne løse vores opgaver.

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, fordi vi har hjemmel i lovgivningen til det. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du ansøger om en ydelse eller service.

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder:

• Borgeren
• Andre borgere
• Myndigheder
• Kommunen
• Virksomheder
• Offentligt tilgængelige registre, eksempelvis Det Digitale Motorregister, SKAT mv.

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi indhenter oplysninger om dig i forbindelse med behandling af din sag i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med sagsbehandlingen.

Viborg Kommune er en offentlig myndighed, og alle kommunens aktiviteter sker i henhold til lov og/eller i henhold til kommunalfuldmagten. Kommunens myndighedsudøvelse og de tilknyttede administrative procedurer sker på den baggrund med afsæt i gældende lovgivning.

Kommunen anvender som udgangspunkt følgende retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger:

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f og g
• Databeskyttelseslovens, § 8, stk. 1 og stk. 2 om oplysninger om strafbare forhold
• Databeskyttelseslovens § 10 om statistiske eller videnskabelige undersøgelser
• Databeskyttelseslovens, § 11, stk. 1 om brug af personnumre
• Som offentlig myndighed er vi forpligtet til at opbevare sagers oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagernes forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.

Der kan i konkrete situationer være forhold, hvor kommunen anvender et andet eller evt. supplerende retsgrundlag.

Når personoplysningerne er nødvendige for, at vi kan løse vores opgaver, skal vi ikke have samtykke. I modsat fald skal vi have samtykke. Eksempelvis har vi behov for dit samtykke, hvis vi vil bruge et portrætbillede af dig eller dit barn på vores hjemmeside.

Viborg Kommune bruger fotos og videoer til at fortælle om de mange arrangementer og tilbud, der finder sted. Vi bruger billederne på forskellige platforme, som for eksempel viborg.dk, Facebook og andre sociale medier.

Vi spørger altid om lov, hvis vi tager et billede, hvor vi stiller skarpt på enkeltpersoner. Har du givet os lov til at fotografere dig, kan du altid trække tilladelsen tilbage. Vi bruger ikke billeder, som udstiller nogen eller virker krænkende.

Ser du dig selv på et foto eller en video, som du ikke ønsker bliver brugt, kan du skrive til os på kommunikation@viborg.dk, så fjerner vi det fra nettet. Samtidigt sørger vi for, at billedet ikke bliver vist igen.

Viborg Kommune videregiver kun dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for at varetage kommunens opgaver som myndighed eller opfylde en pligt.

I nogle tilfælde er vi forpligtet til at indberette oplysninger til andre myndigheder, f.eks. SKAT eller Undervisningsministeriet.

Vi kan også videregive eller overlade personoplysninger til andre kommuner eller til samarbejdspartnere og leverandører, der leverer produkter og ydelser til kommunen og kommunens nuværende eller tidligere borgere.

Der kan desuden ske videregivelse til forskning i form af statistiske eller videnskabelige undersøgelser.

Videregivelse vil ske udelukkende efter aftale med dig, eller hvis vi som kommune har lovhjemmel til at dele oplysningerne.

Følgende forvaltninger i Viborg Kommune behandler personoplysninger. I alle forvaltningerne behandles der personoplysninger fra alle overordnede kategorier; almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger, fortrolige personoplysninger, herunder CPR-numre.

Herunder er en oversigt over de hyppigst behandlede personoplysninger inden for hver forvaltning i Viborg Kommune. For at se en nærmere beskrivelse af den enkelte behandling, som er relevant for dig, kan du henvende dig til din sagsbehandler eller Viborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver.

Viborg Kommune behandler personoplysninger med udgangspunkt i Kommunernes Landsforenings oversigt over behandlingsaktiviteter, se bilag 1.

Enkelte af vores databehandlere befinder sig uden for EU/EØS, ligesom nogle af vores databehandlere anvender underdatabehandlere, der befinder sig i tredjelande. I disse tilfælde kan det være nødvendigt at overføre de af kommunen indsamlede personoplysninger til disse lande.

Hvor Viborg Kommune overfører oplysninger til tredjelande, vil vi altid sikre, at dine personoplysninger behandles forsvarligt og sikkert, og at der dermed er et gyldigt overførselsgrundlag.

Når vi indhenter personoplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger.

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe, som den sag, de indgår i, hvilket i de fleste tilfælde er 5 år regnet fra udgangen af den journalperiode, der omfatter sagen.

Der kan være længere eller kortere slettefrister reguleret i lovgivningen.

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven.

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger. 

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi i selve sagsbehandlingen, vil vi give specifik information herom.

Som udgangspunkt anvender vi den sikre fælles offentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit MitID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter.

Du kan støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver ovenstående. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password.

Viborg Kommune har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Det er DPO’ens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelseslovgivningen.

DPO’en er i sin funktion en uvildig instans. DPO’en bistår kommunens ledelse og medarbejdere med råd og vejledning om kravene til behandling af personoplysninger.

DPO’en kan oplyse dig nærmere om reglerne for databeskyttelse. DPO’en kan også vejlede dig om dine rettigheder i forhold til Viborg Kommunes behandling af personoplysninger, og hvem du skal kontakte, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen.

Hvis du ønsker at kontakte Viborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO) i forhold til spørgsmål om databeskyttelse, skal følgende kontaktoplysninger benyttes:

Kommunens DPO er ikke klageinstans i forhold til eventuelle klager over kommunens håndtering af dine personoplysninger. Det er Datatilsynet, der er klageinstans.

Du kan klage til Datatilsynet over Viborg Kommunes behandling af dine personoplysninger.

Bemærk: Datatilsynet ønsker, at du - inden du klager - tager kontakt til kommunen.

Du skal derfor kontakte den afdeling, der har behandlet dine personoplysninger, før du klager til Datatilsynet.

Gå til klagevejledningen på Datatilsynets hjemmeside.

Klage til Datatilsynet kan sendes på e-mail til dt@datatilsynet.dk eller ved at sende et brev til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35 
2500 Valby