Sådan behandler vi dine personoplysninger i Borgerservice

Som kommunal myndighed har vi behov for at behandle forskellige typer af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Dette er en orientering om, hvordan Borgerservice behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har.

Dette er alene en orientering, og du behøver ikke foretage dig noget.

Viborg Kommune skal behandle dine personoplysninger i henhold til EU’s generelle databeskyttelsesforordning (GDPR). 

Formålet med denne orientering er at give dig viden om, hvordan Viborg Kommune indsamler, bruger, deler og beskytter dine personoplysninger.

Navn: Viborg Kommune
Adresse: Prinsens Alle 5, 8800 Viborg Kommune
Kontaktoplysninger: Borgerservice/Sikker mail - telefon: 87 87 87 47

Vi indsamler dine personoplysninger til brug for besvarelse af henvendelser og sagsbehandling af følgende:

• Pas, kørekort og legitimationskort
• Økonomisk friplads
• Boligindskudslån
• Indefrosset ejendomsskat
• MitID
• Flytning – herunder indrejser og udrejser
• Lægeskift og sundhedskort
• Opkrævning
• Tilskud til pensionister
• Vielser
• Kontrolsager (Kontrolgruppen)
• Lægekørsel
• Digital Fuldmagt
• Digital post (fritagelse, læse- og skriveadgang)

Vi bruger bl.a. dine oplysninger til at:

• Behandle din ansøgning
• Foretage vurderinger
• Træffe afgørelser
• Behandle klager over afgørelser
• Sikre at eventuelle udbetalinger sker korrekt
• Foretage løbende opfølgning i dit forløb
• Videregive de oplysninger, som vi er forpligtet til at videregive

Hvis vi viderebehandler dine personoplysninger til et andet formål end anført her, vil vi forud for viderebehandlingen oplyse dig herom og formålet hermed.

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

• Almindelige fortrolige og ikke-fortrolige personoplysninger såsom dit navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer, e-mail, arbejdsplads
• Følsomme personoplysninger såsom oplysninger om helbred, etnicitet og lignende.

For at vi kan behandle henvendelser, ansøgninger og klager som myndighed, er der behov for et minimum af personoplysninger. Dine oplysninger vil derfor blive brugt af kommunen i sagsbehandlingen og i henhold til det regelsæt, der gælder for sådanne sager. 

Dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med følgende:

• Forvaltningsloven
• Offentlighedsloven
• Lov om Det Centrale Personregister (CPR-loven)
• Bekendtgørelse om valg og skift af alment praktiserende læge og om behandling hos læge i praksissektoren
• Bekendtgørelse om valgfri indplacering i sikringsgrupper og udstedelse af sundhedskort m.v.
• Lovbekendtgørelse af lov om ægteskabs indgåelse og oplysning
• Lovbekendtgørelse af forældreansvarsloven
• Lovbekendtgørelse af udlændingeloven
• Bekendtgørelse om ophold i Danmark for udlændinge, der er omfattet af Den Europæiske Unions regler om fri bevægelighed.
• Ægteskabsloven
• Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område
• Lov om social pension 
• Lov om aktiv social politik 
• Inddrivelsesloven
• Gebyrloven
• Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter
• Lov om udbetaling Danmark
• Dagtilbudsloven
• Dagtilbudsbekendtgørelsen
• Vejledning om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag
• Kildeskatteloven
• Bogføringsloven
• Hvidvaskloven
• Sygedagpengeloven 
• Bekendtgørelse om sygedagpengeforsikring for selvstændig erhvervsdrivende og private arbejdsgivere
• Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats
• Kørekortbekendtgørelsen
• Pasbekendtgørelsen
• Dagtilbudsbekendtgørelsen (økonomisk friplads)
• Lov om individuel boligstøtte (indskudslån)
• Bekendtgørelse om parkering på offentlige veje (parkeringslicenser)
• Lån til ejendomsbidrag og tilslutningsafgifter/Lov om lån til betaling af ejendomsskatter
• M.v.

Samt hovedlovenes afledte bekendtgørelser, cirkulærer, regulativer og vejledninger.

Databeskyttelse

• Artikel 6, stk. 1, litra e, i GDPR:
  Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
• Artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR:
  Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, om CPR-nummer.
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, om straffedomme og lovovertrædelser.

Ud over de oplysninger, du selv har givet, indhenter vi i nogle tilfælde informationer fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Vi indhenter kun oplysninger, der er relevante for behandlingen af din sag. 

Vi videregiver kun dine oplysninger til andre myndigheder i det omfang, vi er retligt forpligtet til. Videregivelse af data kan også ske til brug for statistik, forskning og revision på området. Videregivelse sker i overensstemmelse med databeskyttelsesloven.

Vi kan dele dine personoplysninger med følgende modtagere:

• Rigsarkivet.
• Offentlige myndigheder herunder klageinstanser.
• Udbetaling Danmark
• Internt i kommunen

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe vi har behov for det eller pligt til det.

Det konkrete tidspunkt for sletning afhænger af, hvor længe opbevaring af oplysningerne er nødvendig for opfyldelsen af formålet med indsamlingen.

Når der ikke længere er et formål med opbevaringen, vil dine personoplysninger blive slettet, anonymiseret eller overført til arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen. Du kan læse om reglerne for, hvordan offentlige myndigheder skal opbevare dokumenter i arkivloven.

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger.

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi til at træffe afgørelser, vil vi give specifik information herom

Som registreret har du visse rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Du har ret til at se hvilke oplysninger om dig, vi behandler. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller en kopi af oplysningerne (det kaldes også indsigtsret)
• Du kan bede om at få forkerte oplysninger rettet
• Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet – fx hvis du trækker dit samtykke tilbage
• Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger
• Du kan anmode os om at begrænse behandlingen
• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv i et struktureret, almindeligt anvendt læseligt og maskinlæsbart format.

Hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til GDPR er blevet krænket, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Det er DPO’ens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelseslovgivningen.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til GDPR, kan du kontakte DPO’en på mail dpo_dbr@viborg.dk, eller ved at sende et brev til:

Viborg Kommune 
att.: Databeskyttelsesrådgiver
Prinsens Alle 5
8800 Viborg.

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne 
træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en 
afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til 
kommunen.

Vi tager databeskyttelse alvorligt og stræber efter at behandle dine oplysninger med omhu og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Viborg Kommune: Sådan behandler vi dine personoplysninger i Viborg Kommune.