Sådan behandler vi dine personoplysninger i Teknik & Miljø

Dette er en orientering om, hvordan Teknik & Miljø behandler dine personoplysninger indenfor området Trafik, Ejendomme og Sekretariatet, og hvilke rettigheder du har.

Som kommunal myndighed har vi behov for at behandle forskellige typer af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Dette er en orientering om, hvordan Teknik & Miljø behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har.

Viborg Kommune skal behandle dine personoplysninger i henhold til EU’s generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Formålet med denne orientering er at give dig viden om, hvordan Viborg Kommune indsamler, bruger, 
deler og beskytter dine personoplysninger.

Navn: Viborg Kommune.
Adresse: Prinsens Alle 5, 8800 Viborg Kommune. 
Mail: teknik-miljoe@viborg.dk.

Vi indsamler dine personoplysninger til brug for besvarelse af henvendelser og sagsbehandling af følgende:

• Kørsel af borgere, rengøring af institutioner, ejendomsbidrag, rådhusdrift
• Drift og anlæg af veje og stier, byggemodning, køb/salg af byggegrunde og kommunal ejendom
• Trafikplanlægning og trafiksikkerhed, kollektiv trafik
• Vejmyndighed, råden over vej og gravetilladelser
• Parkeringskontrol
• Hegnssyn
• Udleje og drift af kommunale arealer og bygninger
• Aktindsigt
• M.v.

Hvis vi viderebehandler dine personoplysninger til et andet formål end anført her, vil vi forud for viderebehandlingen oplyse dig herom og formålet hermed.

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

• Almindelige fortrolige og ikke-fortrolige personoplysninger såsom dit navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer, e-mail, arbejdsplads.
• Følsomme personoplysninger såsom oplysninger om helbred, etnicitet og lignende.

For at vi kan behandle henvendelser, ansøgninger og klager som myndighed, er der behov for et minimum af personoplysninger. Dine oplysninger vil derfor blive brugt af kommunen i sagsbehandlingen og i henhold til det regelsæt, der gælder for sådanne sager.

Dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med følgende:

• Vejloven, privatvejsloven, færdselsloven, hegnsloven og parkeringsbekendtgørelsen
• Almenlejeloven og lejeloven
• Gebyrloven
• Forvaltningsloven, offentlighedsloven, miljøoplysningsloven og miljøvurderingsloven
• Kommunestyrelsesloven, bekendtgørelse om offentligt udbud ved salg af kommunens faste ejendomme
• Lovbekendtgørelse om lån til betaling af kommunale ejendomsbidrag m.v.

• Artikel 6, stk. 1, litra e, i GDPR:
  Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
• Artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR:
  Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, om CPR-nummer.
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, om straffedomme og lovovertrædelser.

Personoplysningerne modtager vi enten fra dig selv, eller vi kan indhente dem fra andre offentlige myndigheder, domstole eller registre. Vi kan eksempelvis indhente personoplysninger om dig fra Folkeregistret, SKAT, tingbogen og BBR-registreret.

Vi kan dele dine personoplysninger med følgende modtagere:

• Rigsarkivet
• Offentlige myndigheder herunder klageinstanser
• Virksomheder/borgere, herunder relevante forsyningsselskaber, eksterne rådgivere, leverandører og entreprenører, når det er nødvendigt for at vi kan varetage vores almindelige opgaver eller hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at videregive oplysningerne fx ved anmodning om aktindsigt
• Offentliggørelse af høringer og afgørelser på vores hjemmeside
• Offentliggørelse af sager, der har været politisk behandlet

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe vi har behov for det eller pligt til det.

Det konkrete tidspunkt for sletning afhænger af, hvor længe opbevaring af oplysningerne er nødvendig for opfyldelsen af formålet med indsamlingen.

Når der ikke længere er et formål med opbevaringen, vil dine personoplysninger blive slettet, anonymiseret eller overført til arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen. Du kan læse om reglerne for, hvordan offentlige myndigheder skal opbevare dokumenter i arkivloven.

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger. 

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi til at træffe afgørelser, vil vi give specifik information herom.

Dine rettigheder

Som registreret har du visse rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Du har ret til at se hvilke oplysninger, vi behandler, om dig. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller en kopi af oplysningerne (det kaldes også indsigtsret)
• Du kan bede om at få forkerte oplysninger rettet
• Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet – fx hvis du trækker dit samtykke tilbage
• Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger
• Du kan anmode os om at begrænse behandlingen
• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv i et struktureret, almindeligt anvendt læseligt og maskinlæsbart format.

Hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til GDPR er blevet krænket, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Vi har i Viborg Kommune udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Det er DPO’ens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelseslovgivningen.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til GDPR, kan du kontakte DPO’en på mail: dpo_dbr@viborg.dk, igennem Borgerservice på tlf.nr. 87 87 87 87 eller ved at sende et brev til:
Viborg Kommune
att.: Databeskyttelsesrådgiver
Prinsens Alle 5
8800 Viborg.

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som Trafik, Ejendomme og Sekretariat træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen.

Vi tager databeskyttelse alvorligt og stræber efter at behandle dine oplysninger med omhu og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Viborg Kommune: viborg.dk/personoplysninger.