Sådan behandler vi dine personoplysninger i Sekretariatet

Dette er alene en orientering, og du behøver ikke at foretage dig noget.

Viborg Kommune skal behandle dine personoplysninger i henhold til EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR). 

Formålet med denne meddelelse er at give dig viden om, hvordan Viborg Kommune indsamler, bruger, deler og beskytter dine personoplysninger.

Navn: Viborg Kommune
Adresse: Prinsens Alle 5, 8800 Viborg Kommune
Kontaktoplysninger: Sekretariatet Social, Sundhed & Omsorg, sso-beskaeftigelse@viborg.dk - tlf.: 87 87 87 87

Vi indsamler dine personoplysninger til følgende formål:

• Besvarelse af anmodning om aktindsigt.
• Besvarelse af henvendelser til fagudvalg, direktører, chefer, sekretariatet mv.
• Hvis vi viderebehandler dine personoplysninger til et andet formål end anført her, vil vi forud for viderebehandlingen oplyse dig herom og formålet hermed.

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

• Almindelige fortrolige og ikke-fortrolige personoplysninger såsom dit navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer, e-mail, arbejdsplads.
• Følsomme personoplysninger fx om helbred, politisk overbevisning, etnisk oprindelse mv.

Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med et eller flere af følgende retsgrundlag:

• Forvaltningsloven.
• Offentlighedsloven.
• Databeskyttelsesloven § 11, stk. 1, om CPR-nr.
• Artikel 6, stk. 1, litra e, i GDPR:
  Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
• Artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR:
  Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol. 

Vi kan efter omstændighederne dele dine personoplysninger med følgende modtagere:

• Rigsarkivet.
• Evt. andre myndigheder/borgere, når det er nødvendigt for vores almindelige opgavevaretagelse, herunder hvis det følger af lovgivningen, at vi skal videregive oplysningerne.

De oplysninger, som vi behandler om dig, vil som udgangspunkt blive opbevaret i 5 år efter, at sagen er afsluttet. Hvis det på grund af saglige hensyn er nødvendigt at opbevare oplysningerne i længere tid, vil vi imidlertid gøre det.

I det omfang vi er forpligtede til at overføre sagen til Rigsarkivet efter arkivlovgivningen, vil vi af systemmæssige grunde kunne opbevare sagen i mere end 5 år afhængig af Viborg Kommunes arkiveringsprocedurer. Ved overførsel til Rigsarkivet vil sagen blive slettet fra kommunens systemer.

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger.

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi til at træffe afgørelser, vil vi give specifik information herom

Som registreret har du visse rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Du har ret til at se hvilke oplysninger, vi behandler, om dig. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller en kopi af oplysningerne (det kaldes også indsigtsret).
• Du kan bede om at få forkerte oplysninger rettet.
• Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet.
• Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger.
• Du kan anmode os om at begrænse behandlingen.
• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv i et struktureret, almindeligt anvendt læseligt og maskinlæsbart format.

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til Datatilsynet. Du kan finde oplysninger om, hvordan du klager på datatilsynet.dk.

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen.

Vi tager databeskyttelse alvorligt og stræber efter at behandle dine oplysninger med omhu og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Viborg Kommune: Sådan behandler vi dine personoplysninger i Viborg Kommune.

Med venlig hilsen
Social, Sundhed & Omsorg, Viborg Kommune